Avant la réunion
Déterminez pourquoi une transcription est nécessaire, qui l'utilisera et combien de temps elle restera disponible. L'organisation qui l'utilise doit identifier une base légale appropriée et informer clairement les personnes concernées.
- Indiquez la finalité dans l'invitation ou au début de l'appel.
- Prévoyez une alternative pratique lorsqu'une personne soulève une préoccupation légitime.
- Évitez la transcription lorsque la sensibilité de la discussion dépasse le bénéfice attendu.
Pendant et après la réunion
Ne traitez pas une transcription comme un simple compte rendu. Elle peut contenir des opinions, identifiants, données de santé, données de salariés ou informations stratégiques. Validez le résultat avant de le partager et retirez les détails personnels inutiles.
- Limitez l'accès au workspace concerné.
- Distinguez la mémoire validée des preuves issues de la transcription brute.
- Appliquez une durée de conservation documentée et un processus de suppression.
La place de WhyBecause
WhyBecause ne rejoint ni n'enregistre silencieusement un appel. Un utilisateur choisit de fournir une transcription après la réunion, valide les éléments proposés et contrôle ce qui rejoint la mémoire d'équipe. Cela réduit certains risques liés aux réunions en direct, mais le client reste responsable de la création et de l'utilisation licites de la transcription.
L'utilisation responsable commence avant que la transcription n'arrive dans WhyBecause.
Sources officielles
Consultez les textes de référence ci-dessous avant toute décision juridique ou de conformité.